Resumen de Administracion

Le agradecemos a Sabrina Grosmark por enviarnos el Resumen de la prueba de Administracion...

Resumen de administración – 3er trimestre

Cuadernillo de organigramas:

El pensamiento a través del tiempo con respecto a la estructura de la organización:
Durante las primeras 5 o 6 décadas del siglo XX, “re-estructurar una empresa” ha querido decir “cambiar el organigrama”. El organigrama era la estructura de la empresa.


La estructura de una empresa NO es un organigrama. Y los aspectos estructurales que no se ven en un organigrama son cada vez más importantes para el funcionamiento de una empresa.
En la estructura se ve la comunicación. Los canales y las formas en que la gente se comunica. La “no comunicación” entre el centro de cómputos y la gente encargada de la Expedición del producto es parte de la Estructura, aunque en el organigrama figure que esa comunicación debería existir.
Todas estas cosas y muchas más, forman la estructura de una Organización y no se ven en el organigrama


¿Qué quiere decir departamentalizar?
-Quiere decir agrupar tareas homogéneas, “juntar” las cosas que se hacen dentro de una empresa con algún criterio determinado que nos indique cuales son las tareas “parecidas” o que apuntas más o menos a lo mismo.
-Es el proceso que consiste en agrupar tareas, actividades o funciones sobre la base de un determinado criterio de homogeneidad y de afinidad, y así lograr que la empresa quede estructurada en departamentos.

Departamentalización funcional: consiste en agrupar actividades teniendo en cuenta si las “funciones” son o no parecidas en tanto giren alrededor de un concepto general como puede ser Producción, Finanzas, Personal, Ventas, Administración, etc.
Departamentalización por propósitos u objetivos y departamentalización mixta: la idea es dividir cada sector en subunidades con objetivos parecidos ( por clientela, producto, turno, zona geográfica)
Departamentalización matricial (todavía no lo vimos)

Las palabras “estructura”, “estructurar”, “estructural”, derivan todas del latín strucutra que quiere decir “construcción”, fabrica, disposición” y que –a su vez- deriva de struer que, entre otras cosas, significa “amontonar”.
Los empresarios creen que reestructurar su empresa es: eliminar “cuadraditos”, agregarlos, amontonarlos, alargar las líneas de mando y así tener una mayor eficiencia.
Pero ni agregar ni reducir personal, son formas efectivas de reestructurar una empresa.
El empresario debe tener una idea clara de que requisitos debe cumplir la estructura de su organización y debe saber transmitir esta idea a sus gerentes y al resto de la organización.



¿Qué es delegar?
Es ceder tareas de un área superior a una inferior.
Es un proceso a partir del dual una persona cede o deriva una o más tareas en otra persona o unidad
El que delega, sigue siendo responsable ante su superior de la eficiencia y operatividad de lo que realice su subalterno.
Es decir que cuando se delega se debe conservar la responsabilidad de controlar, revisar, registrar y definir lo que se delega. (Relación entre delegación y responsabilidad)


Hay responsabilidades que NO se delegan, y estas son:
Fijar parámetros para las tareas (donde empieza y termina la tarea)
Llevar a cabo un sistema de registro de lo que hace el subordinado
Establecer un sistema de control que nos permite saber qué y cómo está haciendo lo que hace
La facultad de revisar


La delegación nace básicamente de la idea de fraccionar la autoridad referida a un mismo tema.



Tipos de responsabilidad
Responsabilidad parcial: Se enfoca en tareas, la responsabilidad termina cuando la tarea está cumplida
Responsabilidad total: Se enfoca en objetivos. Dentro de las estructuras dinámicas, las personas deberán ir aprendiendo a asumir responsabilidades en el cumplimiento de objetivos.


¿Por qué las organizaciones deberán manejarse con objetivos globales en lugar de puntuales?
Los empresarios se están enfrentando con la necesidad creciente de dar respuesta a los efectos globales que genera (a nivel social, ecológico, ambiental) el cumplimiento de sus objetivos.


Descentralizar y CentralizarViendo el organigrama de una empresa, no podemos saber si esta centralizada o descentralizada.
Descentralizar: delegar la toma de decisiones
Centralizar: concentrar la toma de decisiones. Supone que el empresario, o quien lo disponga, concentra la totalidad de las decisiones, mientras todos los subordinados se limitan a ejecutar los programas y las acciones preestablecidas. Es imposible detectarla a partir del organigrama.

Diferenciación estructural
Diferenciación Vertical: es la medida formada por el número de niveles de gerentes. Una organización plana en la que un grupo grande de subordinados reportan a un solo superior es una organización que cuenta con un bajo grado de diferenciación vertical.
Diferenciación Horizontal: Está dada por la existencia de grandes diferencias entre varias unidades en el mismo nivel organizacional.Los controles, por ejemplo, son elementos de la estructura que cuando están configurados de una manera muy diferente en cada una de las áreas generan diferenciación estructural horizontal




Cuadernillo “La estructura de la organización”

Niveles jerárquicos
Criterios que se utilizan para dividir, organizar y comprender mejor las relaciones laborales en toda estructura organizacional:
División vertical: cantidad de niveles jerárquicos que tiene la organización.Consiste en discriminar niveles jerárquicos de acuerdo con la clase, el grado y el tipo de decisiones que cada uno de estos niveles puede tomar.Existen 3 niveles organizativos: el político/directivo/estratégico, el intermedio/táctico/gerencial y el operativo/inferior/ejecución.
División horizontal: variedad y tipos de departamentos en que se distribuyen las funciones definidas


Definiciones:
-La autoridad es el derecho que tiene el que ocupa la función de dar órdenes y es el poder de exigir obediencia en la ejecución de determinadas tareas; le confiere a una persona la capacidad administrativa de dirigir, coordinar las tareas de sus subordinados en la consecución de objetivos organizacionales.
-La jerarquía está dada por la posición formal en que una persona se encuentra autorizada para dar órdenes a otra u otras personas.
-Área de responsabilidad es un sector o departamento de la organización que toma el compromiso por el cumplimiento de una tarea que dicha organización necesita para el logro de sus objetivos.

La autoridad y la responsabilidad son acumulativas: a medida que se asciende en la jerarquía organizacional, aumenta el grado de autoridad y responsabilidad en el cargo.

La pirámide
La forma piramidal de una estructura tipo, tiene que ver con la cantidad de funciones en cada nivel, ya que existen más funciones en la base de la pirámide que en su parte superior.

Nivel: superior Ámbito: estratégico
Nivel: gerencial Ámbito: táctico
Nivel: técnico Ámbito: operativo


Niveles superiores (directorio, gerencia general): tienen a su cargo las estrategias de la organización (objetivos que le dan dirección a la acción)-Se le atribuye la máxima autoridad en la fijación de los parámetros de comportamiento y acción de las organizaciones, a través del establecimiento de objetivos, estrategias y metas a alcanzar. Es el nivel encargado de “ver el negocio” de la organizaciónLas decisiones de este nivel abarcan a toda la organización y su impacto se puede dar tanto en el corto como en el mediano o largo plazo.Las principales funciones: mantener el funcionamiento de la organización como unidad integrada; desarrollar las condiciones para que la organización se vincule con su entorno (clientes, proveedores, etc.); recibir información sustancial para la organización a través de contactos con otros dirigentes de primer nivel, etcétera.Cargos: presidente, gerente general, director ejecutivo, etc.
Niveles gerenciales: interpretan las estrategias de los niveles superiores, las transforman en planes y programas y controlan dichos planes y programas se cumplan.-Se sitúan las áreas administrativas y en él se programan, coordinan y controlan las actividades de los niveles inferiores.Este nivel resulta de una gran extensión jerárquica, abarca una amplia gama de cargos hasta llegar al nivel operativo.Cargos típicos: gerentes de áreas, de departamento, jefes, supervisores, etc.La variedad y cantidad de puestos es múltiple (dependen del tamaño de la org, la tecnología utilizada, y la complejidad de las tareas a coordinar). Resulta dificultoso establecer el final de este nivel y el comienzo del nivel operativo.Más desciende, más específico es el puesto, los tiempos son mas cortos para tomar decisiones, se requiere más capacidad de acciónLas principales funciones: Mantener contactos con otras personas ajenas a su área (dentro y fuera de la org); desarrollar los caminos por los que su área o unidad operativa logrará los fines específicos asignados; asignar los recursos que debe administrar su área o unidad operativa; recibir procesar y transmitir información externa a su área a los sectores interesados para integrarla con la organización y con el entorno.En este nivel, se privilegia la división del trabajo y la especialización. Se estructuran los sectores y/o áreas teniendo en cuenta tareas funcionalmente homogéneas o centradas en un mismo propósito o producto

Niveles técnicos: se ocupan de las operaciones, de las acciones concretas.-Se opera sobre tareas concretas que corresponden a cada especialización que exista en la organización. Aplican las normas, los procedimientos y las instrucciones adoptadas por la organización para cada sector.Esta dinámica organizativa se da en dos sentidos:Uno Físico La persona actúa en operaciones de fabricación, manufactura, elaboración etc., transformando materias primas, montando partes, etc, vinculándose con una maquina o instrumento tecnológico para producir un producto o servicioOtro Administrativo La persona participa en los trámites o circuitos que ha establecido la organización para incorporar las transacciones que se producen en ella. Este nivel es el centro de cualquier organización, ya que en el intervienen todos los miembros que realizan el trabajo básico relacionado directa o indirectamente con la producción y venta de productos y/o servicios, quienes producen los elementos esenciales para el normal desarrollo de las actividades de la organizaciónLas acciones repercuten inmediatamente en el producto o servicio.Alcance de las acciones y decisiones en la base operativa, son los más cortos en la estructuraCargos: empleados, operarios, obreros, peones, etc.



División horizontal.
Criterios de departamentalización.

El proceso de departamentalización, debe ser el resultado final en el que se decide que trabajo debe ejecutarse, qué tipo de decisiones deben tomarse y en qué sectores, quiénes son los responsables del cumplimiento de la tarea, de quienes dependen ellos, etcétera.
Cada organización departamentalizará de acuerdo con sus necesidades y lo hará con el criterio que considere para cada sector
Seleccionar el criterio de departamentalización es un factor más que indica cuál es el tipo de estructura que la organización necesita para llevar adelante sus tareas y cumplir con los objetivos que se propone.

Formas tradicionales de departamentalización
Por tiempo (turnos): concentra las actividades sobre la base del tiempo en que se desarrollan. Se utiliza en hoteles, hospitales, cuarteles de bomberos, etc.
Por funciones: aglutina las actividades de acuerdo con una serie de funciones que en todas las organizaciones aparecen desarrolladas en mayor o en menor grado, integrando el “ciclo de la organización” (comprar, pagar, procesar y cobrar bienes servicios o información). Este criterio de departamentalización es el más difundido. Ejemplo: se divide en producción, comercialización, finanzas, etc.
Por área geográfica (más de un local): se da en organizaciones que tienen varias sedes. La finalidad es poder tomar decisiones relacionadas con asuntos locales y así se puede especializar en esa zona y gestionar en forma más eficiente
Por proceso: concentra las actividades en relación con la consecuencia del proceso de fabricación o producción de un bien o servicio, haciendo mejor uso de las instalaciones, máquinas y equipos y la especialización de las personas en cuanto a las exigencias de la tecnología empleada
Por producto (para que el cliente esté satisfecho): reúne las actividades vinculándolas con los productos o servicios que brinda la organización. Facilita la especialización y el conocimiento de los requerimientos específicos para el aseguramiento de la calidad de los productos o servicios o de su mejor venta.
Por tipo de cliente: busca aunar actividades para responder a las demandas específicas de los clientes a efectúan a la organización, haciendo posible el conocimiento en profundidad de sus gustos y preferencias, así como el nivel de calidad y atención que requieren
Matricial (por ahora no lo vemos)